mensenwerk

marjorie@mens-en-werk.net 06 5120 5055 LinkedIn

+ menu

ontwikkeling van mens en organisatie

De kluwen van werkdruk ontward

22 januari 2019

Onlangs werd ik ingeschakeld door een kleine organisatie in het publieke domein die in de 10 jaar daarvoor sterk was gegroeid. Het verzuim liep de laatste tijd schrikbarend op. Medewerkers klaagden over werkdruk, een aantal stond op het punt van omvallen, een enkeling was daadwerkelijk over de rand gekukeld.

De directie deed hard haar best om de werkdruk te verlichten maar het probleem werd steeds groter.

Zelf kregen ze er de vinger niet achter. Medewerkers trokken zich terug en lieten niet het achterste van hun tong zien. Met elkaar waren ze vastgedraaid in de huidige situatie. Ze konden er niet meer onbevangen naar kijken. Wat was hier aan de hand?

Samen op onderzoek uit

In een gezamenlijk onderzoek onderzochten we aan de hand van de huidige praktijk van de organisatie welke individuele en organisatieaspecten een rol speelden in de ontstane werkdruk. De dialogen leverden veel herkenning en erkenning op, plus ideeën voor de aanpak.

Op die manier zijn in een paar gespreksrondes de belangrijkste bronnen van werkdruk bij de organisatie gedefinieerd. Ik noem de belangrijkste hieronder.

1. De ‘bedoeling’ van de organisatie is niet helder

De organisatie is 10 jaar geleden opgericht als doorstart van een organisatie die was opgeheven. In die 10 jaar hebben ze nieuwe markten verkend en daarin meebewogen. Daarin namen ze zelf niet duidelijk genoeg positie in. Ze pakten vooral reactief aan wat er langskwam en maakten daar weinig inhoudelijke keuzes in. Een richtinggevend kader ontbrak.

Gevolg: veel uurtje-factuurtje klussen, weinig profiel, een lange to do lijst in plaats van een richtinggevend strategisch plan. En ook onduidelijkheid en gemor onder medewerkers over ‘wat gaan we wel en wat niet oppakken’ en over de richting waarin de organisatie zich zou kunnen of moeten ontwikkelen.

Het was dus hoog tijd om helder te krijgen ‘waar we nou eigenlijk van zijn’.

2. Mensen weten niet wat er van ze wordt verwacht

Er waren onduidelijke afspraken met medewerkers over verantwoordelijkheden, rollen en procedures. Die onduidelijkheid hing samen met de vorige bron van werkdruk. Als namelijk niet duidelijk is ‘waar we van zijn’ weten mensen ook niet goed wat er van ze verwacht wordt. Wanneer doen ze het goed en wanneer niet? Als gevolg daarvan waren er ook geen heldere ontwikkelplannen en loopbaanpaden.

Daar kwam nog bij dat de kwalificatie ‘goed of niet goed’ nogal eens varieerde: wat de ene keer goed was, bleek het de volgende keer niet te zijn.

Gevolg: mensen hadden het gevoel te zwemmen en werden onzeker over hun eigen capaciteiten. In plaats van initiatief te nemen gingen ze steeds meer afwachten, om te voorkomen dat ze iets deden waarvan ze vooraf niet wisten of het goed of niet goed zou zijn.

Tijd dus om verwachtingen over en weer te verhelderen en daar afspraken over te maken.

3. Mensen weten niet hoe ze om moeten gaan met stress en ondersteunen elkaar onvoldoende

De medewerkers constateerden samen dat ze te weinig zelfinzicht en te weinig kennis hadden van werkdruk en hoe je daarmee omgaat: hoe en waarvan krijg ik stress, hoe uit zich dat bij mij, hoe ga ik daar nu mee om, hoe kan ik daar beter in worden?

Daarnaast bleken ze elkaar weinig te ondersteunen. Niet functioneel bij de aanpak van inhoudelijke werkproblemen, ook niet sociaal in de zin van het onderdeel zijn van een groep die elkaar emotioneel en mentaal steunt als het even niet meezit. ‘Hoe kunnen we elkaar helpen bij het omgaan met werkdruk en de stress die dat oplevert?’

Gevolg: medewerkers hadden het gevoel alleen te staan, het zelf maar te moeten opknappen, en wisten niet hoe ze uit de impasse konden komen van ‘ieder voor zich’. Ook leidinggevenden wisten niet goed hoe ze de boel in beweging konden krijgen naar meer gezamenlijkheid.

Er lag een duidelijke behoefte aan persoonlijke en teamontwikkeling en aan ‘aardigheid en vaardigheid’ in het beter omgaan met werkdruk en werkstress.

Resultaten

De analyse kwam voort uit actieonderzoek waaraan alle medewerkers en leidinggevenden meededen. Gezamenlijk kwamen ze tot de conclusie dat bovenstaande drie thema’s het belangrijkst waren om op te pakken. Ze zijn ermee aan de slag gegaan. De directie heeft het proces gestuurd en gezorgd dat iedereen betrokken bleef.

Er zijn pittige gesprekken geweest over de ‘bedoeling’ van de organisatie, met medewerkers en ook met opdrachtgevers. De ‘bedoeling’ is helder geworden. Het was soms griezelig om ‘nee’ te zeggen tegen klussen die niet meer bij ze pasten. Te kiezen voor wat ze wél wilden en daarbij te vertrouwen op eigen kracht. Dat gaat steeds beter.

De oude to do lijst is een strategisch plan geworden met niet meer dan een paar speerpunten per jaar. Bij de voortgang wordt iedereen betrokken. Regelmatig worden medewerkers met een broodje erbij bijgepraat over de laatste ontwikkelingen en wordt hen gevraagd om mee te denken en te werken.

De ‘bedoeling’ is ook vertaald naar wat de organisatie verwacht van medewerkers, in termen van taken en verantwoordelijkheden. Ze zorgen ervoor daar met elkaar over in gesprek te blijven via ‘vinger-aan-de-pols’ gesprekken. Op basis daarvan worden afspraken met medewerkers gemaakt en bijgesteld.

Ook de werkprocessen zijn opnieuw gestroomlijnd en worden ondersteund door moderne middelen.

De medewerkers hebben zelf met elkaar een programma opgesteld om beter te leren omgaan met werkdruk en werkstress en om elkaar daarbij te helpen. Intervisie is het hart van het programma, waarin ze samen met en van elkaar leren.

En is de werkdruk en werkstress bij deze organisatie hiermee nu voorbij? Nee. Werkdruk is voorlopig ‘here to stay’. Dat is iets waar een groter maatschappelijk probleem achter zit, dat poets je niet zomaar weg.

Maar ze kunnen nu wel áchter werkdruk kijken, de achterliggende problemen samen definiëren en aanpakken. Het verzuim is teruggelopen. Het overspoelt ze niet meer, ze staan er samen voor. Ze lopen er niet meer voor weg, maar kijken het werkdrukmonster in de ogen.

Klagen mensen in jouw organisatie over werkdruk en werkstress? Kom je er maar niet achter wat de achterliggende oorzaken zijn? Weet je niet hoe je het moet aanpakken?

Neem contact op