mensenwerk

marjorie@mens-en-werk.net 06 5120 5055 LinkedIn

+ menu

ontwikkeling van mens en organisatie

Afspraak is afspraak – of toch niet?

12 juni 2019

‘Hee, waarom heb je dat niet gedaan? Dat hadden we toch afgesproken?’ 

Ik weet niet hoe het met jou is, maar het is niet de eerste keer in mijn leven dat deze zin voorbijkomt. Ik heb hem naar mijn hoofd gekregen, ik heb hem zelf uitgesproken.  

Rare dingen, afspraken. Ze zijn er in soorten en maten. Variërend van ‘volmondig willen’ tot ‘met tegenzin moeten’, en alles wat er tussenin zit. Het woord ‘afspraak’ is een vlag die een veelkleurige lading dekt. Hoe zit dat eigenlijk?

Ik ben mijn eigen ervaringen met het maken en nakomen van afspraken eens gaan onderzoeken. 

Hart en ziel-afspraken

Zo zijn er afspraken waar ik met heel mijn hart en ziel ja tegen zeg. Afspraken die dicht aanliggen tegen wat mij ten diepste drijft, waar je me ’s nachts voor wakker kunt maken. Een organisatie die in de knoop zit, helpen de boel op een rijtje te zetten zodat ze zelf weer verder kunnen. Mijn partijen instuderen en samen een concert geven. Samen een inspirerend evenement organiseren. De moestuin van mijn vriendin helpen omspitten.

Met plezier voldoe ik dan aan de ‘verplichtingen’ van de afspraak, ik kom ze fluitend na. ‘Moeten’ is dan een woord dat niet eens in me opkomt, ‘mogen’ des te meer. Zulke afspraken wil je graag hebben, ook in organisaties. Alles lijkt dan vanzelf te gaan.

Lange tanden-afspraken

Ik ken ook afspraken die voor mij niet als afspraak voelen maar als een eenzijdige opdracht waar ik eigenlijk geen zin in heb. Vroeger thuis bijvoorbeeld, altijd mijn bord leegeten omdat dat de afspraak was. Met lange tanden omdat ik niet van klapstuk hield. Maar ook nu: mijn administratie bijwerken omdat ik anders gedoe krijg met de belastingdienst. Een aanbesteding schrijven voor een grote opdracht omdat dat nu eenmaal de procedure is.

Ik hik er met frisse tegenzin tegenaan maar ik doe het toch omdat ik weet en vind dat dat er nu eenmaal bij hoort. Het is de pap die om de krenten heen zit. 

In organisaties zijn er natuurlijk ook lange tanden-afspraken. Klussen die nu eenmaal moeten gebeuren maar waar je niet echt blij van wordt. Corvee. Met een beetje geluk vind je iemand anders om het samen mee te doen. Vele handen maken licht werk, dan is het maar gedaan.

Foute afspraken

Een soort lange tanden-afspraak die voor mij in de categorie ‘echt fout’ valt, is een afspraak die indruist tegen alles waar ik in geloof. Zo’n ‘gij zult’-opdracht waar je jezelf geweld mee aandoet. Mensen met een te rooskleurig verhaal ergens toe moeten overhalen en de nadelen verzwijgen. Je mond moeten houden over wangedrag van een leidinggevende of collega: ‘dit is ons geheim’. Zaken onder het vloerkleed moeten vegen terwijl je weet dat iets niet deugt. 

Als extern adviseur kan ik nee zeggen tegen zulke foute afspraken. Als je ergens in dienst bent, ligt dat soms toch wat anders. Hoe vrij voel je je dan om nee te zeggen? Voor je het weet zit je op een hellend vlak en verloochen je jezelf. Ga je dingen doen uit angst om bijvoorbeeld je baan kwijt te raken. Of in de privésfeer je partner of een vriend. Niet doen!

Schop onder de kont-afspraken

Soms geef ik iemand aan het eind van een coachingsgesprek of aan het eind van een workshop huiswerk mee. Is dat een afspraak? Tsja, eigenlijk wel… Maar wat gebeurt er als je het huiswerk niet doet? En waarom geef ik het eigenlijk mee? Soms is het echt nodig om een volgende stap te kunnen zetten, maar soms ook niet. 

In dat laatste geval is het huiswerk meer een soort liefhebbende schop onder de kont, bedoeld ter inspiratie. Zo pakken mensen dat meestal ook op. Je hebt de vrijheid om de schop te ontvangen óf te ontwijken. En wie er echt geen zin in heeft, even goede vrienden (hoewel ik dat dan vaak toch jammer vind, eerlijk is eerlijk). 

Ook zelf laat ik me door zo’n schop onder de kont-afspraak graag uitdagen. Experimenteer ik met nieuw gedrag, ga ik een moeilijk gesprek toch maar eens aan. Of ik ga slagwerk leren in plaats van achter mijn piano te blijven zitten. Zo kom ik toch een stuk verder dan ik ooit zelf voor mogelijk had gehouden. 

Rituele afspraken

Een heel andere categorie afspraken is die van de obligate ‘daar heb je haar weer’ soort, zo’n grammofoonplaat die blijft hangen. Bijvoorbeeld afspraken met mijn dochters over het opruimen van hun kamer toen ze nog thuis woonden. Terwijl we allebei wisten dat er geen man overboord zou zijn als ze het niet deden. 

Ik vond ergens dat ik de afspraken wel moest maken (ziehier een inkijkje in mijn overtuigingen over opvoeden) maar vond het sop meestal de kool niet waard. Zo ging dat vroeger met mijn eigen moeder en de rotzooi in mijn kamer ook trouwens. Typisch geval van ja zeggen en nee doen.

Ander voorbeeld van dit soort afspraken: je komt iemand op straat tegen die je een tijd niet hebt gezien en waar je eigenlijk niet zo’n zin in hebt. Je spreekt af ‘we bellen’, terwijl je allebei weet dat dat niet gaat gebeuren.

In organisaties vallen werkafspraken soms ook in deze categorie. ‘Afspraak is afspraak’, ‘we spreken elkaar aan’, het zijn prachtige intenties maar ze worden niet altijd zo gevoeld of nageleefd. Maar dan hebben we het in ieder geval weer een keer tegen elkaar gezegd. 

De veelkleurige wereld van afspraken

Al met al zijn er heel veel soorten afspraken. Om misverstanden en ergernis te voorkomen is het handig als je van elkaar weet in welke categorie je aan het afspreken bent. Hebben we het wel over hetzelfde? Moet iets echt gebeuren – ook al is het met lange tanden – of is het vooral een afspraak voor de bühne? Goed om dat van elkaar te weten, dat scheelt later mogelijk een hoop gedoe.

Hoe helder en expliciet ben je in je afspraken, en welke consequenties verbind je aan het niet nakomen daarvan? Geef je bijvoorbeeld op tijd aan dat je een afspraak niet gaat nakomen? En wat doe je als een ander een afspraak niet nakomt? Als je iets écht belangrijk vindt, laat dan een afspraak niet het moeras inzakken. Handel tijdig, communiceer duidelijk en spreek elkaar erop aan. 

Erger je je aan hoe binnen je organisatie wordt omgegaan met het maken en nakomen van afspraken?

Neem contact op